Projektabschluss der Website www.poco.de

Autor: Karl Maurer (Department Lead Programmmanagement)

Wie alles begann

Die ersten Vorgespräche rund um das Projekt wurden gegen ca. Anfang 2019 gestartet. Initial ging es in den ersten Gesprächen darum zu klären, ob das vorerst nur theoretische Vorhaben (wir kommen dann gleich zum Vorhaben  ) bewältigbar ist. Nach Abstimmungen mit System Architekten sowie Domain Experten wurde technisch grob grünes Licht gegeben. Tja aber wofür? Lasst mich ein wenig erzählen:

Im Jahr 2018 kam es zur Übernahme von POCO durch die XXXLutz Gruppe. Wie ihr vermutlich wisst, betreibt und entwickelt die XXXLutz Gruppe bereits in sehr vielen Ländern seine online Shops für die einzelnen Marken selbst (dies natürlich mit Unterstützung von starken externen Partnern). Aufgrund des seit Jahren stetig steigenden Volumens im online Möbelhandel war damals bei POCO bereits klar, dass es innerhalb der nächsten Jahre eines größeren Investments für die Onlineshop-Infrastruktur bedarf. Dies führt uns nun wieder zu den Gesprächen, die Anfang 2019 gestartet wurden und im Sommer 2019 zu einem grünen Licht für die Umsetzung geführt haben.

Das grobe Projektziel wurde somit wie folgt definiert:

POCO erhält den Webshop, den die XXXLGruppe bereits für ihre Marken im Einsatz hat. Dies erfolgt unter Beibehaltung der bei POCO im Einsatz befindlichen Kernsysteme wie deren ERP (Enterprise Ressource Planning) sowie deren PIM (Product Information Management) System.

Projektsetup

Soweit so gut das Ziel war definiert! Um die Zielerreichung sicherzustellen benötigt es aber natürlich des entsprechenden Projektsetups inkl. der notwendigen Management Unterstützung. Um dies zu gewährleisten wurde von POCO und von XXXLutz Seite jeweils ein Projektleiter definiert. Rund um die Projektleitung gab es ein regelmäßig einberufenes Steering Comittee, das mit dem Management beider Unternehmen besetzt war und uns (den beiden Projektleitern) Hürden aus den Weg räumte. Aber wie ihr euch denken könnt ist alleine mit der Projektleitung und dem Steering Comittee das Projekt noch lange nicht umgesetzt. Vielmehr benötigt es ganz vieler einzelner Projektstreams und ambitionierter Kolleginnen und Kollegen, die gemeinsam an der Umsetzung des Projektzieles arbeiten. Hier waren wir aus Projektleitungsseite bei einer komplexeren Thematik angelangt. Es gab sehr viele verschiedene notwendige Projektteams und Dienstleister, die in verschiedenen Projektphasen beim Projekt entsprechend unterstützen mussten. Es wurden ca. 5 externe Unternehmen sowie ca. 7 interne Teams für die Umsetzung benötigt. Ihr fragt euch, warum der Begriff "ca." bei den 5 externen Dienstleistern bzw. 7 Teams angeführt wurde. Wissen denn die Projektleiter nicht wie viele Teams beteiligt waren? Dies leitet wunderbar zum nächsten Inhaltspunkt über, wo näher auf diese Thematik eingegangen wird.

Technisches Setup

Technischer Kern des Projektes war es POCO als neue weitere Instanz in unserem Online-Shop Ökosystem, dass auf der Softwarelösung SAP Commerce aufbaut, zu etablieren. Sämtliche Tools die für Tracking, Payment, Produktempfehlungen usw. von der XXXLutz Gruppe eingesetzt sind sollten ebenfalls entsprechend für POCO zur Verfügung gestellt werden.

Die Übergabe der Daten von POCO sollte via der von XXXLutz genutzten Middleware stattfinden. Interessant war hier, dass beide Unternehmen verschiedene PIM sowie ERP Systeme verwenden. Das Online-Shop System konnte aufgrund der bereits bestehenden produktiv im Einsatz befindlichen Instanzen nicht auf die Bedürfnisse des POCO PIM/ERP Systems angepasst werden. Sämtliche Anpassungen in Bezug auf Datenmodell/Schnittstellen usw. mussten somit in den POCO Kernsystemen erfolgen.

In Summe konnte das im Projektvorfeld von der System Architektur/Domainexperten definierte technische Setup im Projektverlauf erfolgreich umgesetzt werden.

Die größten Herausforderungen innerhalb der Projektlaufzeit

Viele verschiedene Arbeitsweisen und Skills für Zielerreichung notwendig

Wie bereits angeführt gab es sehr viele unterschiedliche beteiligte Teams. Diese Teams wurden in einer logischen Abfolge in Teilprojektstreams aufgeteilt. Aufgrund der verschiedenen Arbeitsweisen (Scrum, Kanban, Mischformen) und unterschiedlichen Skills war dies ein zielführendes Vorgehen. In gemeinsamen, regelmäßigen Projektsteuerungsmeetings mit den einzelnen Verantwortlichen wurden dann die teamübergreifenden Abstimmungen vorgenommen. Dies stellte natürlich für alle Beteiligten eine Herausforderung dar, aber mit dem gemeinsamen Ziel vor den Augen und sehr vielen, sehr regelmäßigen Abstimmungen konnten die verschiedenen Arbeitsweisen sowie Skills mit Blick auf die Zielerreichung gut kombiniert werden.

COVID-19

Ab März 2020 wurden quasi über Nacht sämtliche Workshops in das online Format transferiert. Dies haben wir auch bis zum finalen Projektabschluss im Dezember 2021 so beibehalten. Anfangs waren die für alle doch ungewohnten Lockdowns und die komplette Umstellung auf das Remote Setup natürliche eine Herausforderung. Nach einer kurzen Umstellungsphase hat sich allerdings immer mehr gezeigt, dass die COVID-19 Problematik wohl das Projekt nicht verlangsamt hat sondern zu einer effizienteren Arbeitsweise beigetragen hat. Es wurde innerhalb der Meetings gemeinsam transparent für alle am geteilten Bildschirm protokolliert, kritische Meetings wurden aufgezeichnet und vor allem Vorlaufzeiten aufgrund von Reisen wurden komplett vermieden. In Summe hatten wir somit zwar eine neue, für alle ungewohnte Situation, aber wir haben uns gemeinsam gut darauf eingestellt. Einziger doch großer Wermutstropfen ist, dass wir bis heute aufgrund der schwer planbaren Pandemie keine GO-Live Feier mit breiterem Teilnehmerkreis veranstalten konnten.

Fluktuation und organisatorische Änderungen

Durch die lange Projektlaufzeit kam es zu Fluktuation bei einzelnen Projektmitgliedern. Befeuert durch das starke online Wachstum müssen sich natürlich die beteiligten Organisationen ebenfalls adaptieren. Diese organisatorischen Änderungen hatten natürlich auch auf einzelne Projektstreams Impacts. Wie sind wir diesen beiden Herausforderungen nun von Projektleitungsseite begegnet? Dokumentation, Kommunikation und Adaption. In Summe verlaufen Projekte nie wie geplant - mit diesen 3 Instrumenten lässt sich aber jede Herausforderung meistern.

Dies waren natürlich nur einige Beispiele für Herausforderungen. Beinahe in jedem Projekstream gab es kleinere Rückschläge, die aber mit dem tollen Einsatz der vielen Beteiligten alle gelöst werden konnten.

Screenshot der Startseite des neuen Online Shops.

GO-Live

Wer sich auf https://www.poco.de/ begibt kann den, sich nun ständig weiterentwickelten, Shop natürlich besuchen. Aber nochmals zur Phase des GO-Lives. Wie "wechselt" man einen online Shop aus? POCO hatte ja bereits ein bestehendes Shopsystem das tagtäglich von sehr vielen Kunden frequentiert wurde. Eine Offline Phase war hier natürlich keine Option. Zusätzlich besteht bei neuen Softwareentwicklungen immer ein Restrisiko, dass etwas nicht funktioniert. Somit ist ein "Big Bang" in Form eines Wechsels innerhalb von wenigen Minuten bei gleichem Traffic ebenfalls keine gute Option. Wie sind wir dieser Thematik nun begegnet? Mit einer GO-Live Phase in verschiedenen Stufen. Wir sind initial wie einer Traffic Weiche mit nur 1% der Kunden am neuen Shop gestartet. 99% der Kunden wurden immer noch auf den alten Shop geroutet. In dieser Phase konnten wir beim neuen Shop natürlich schon erste Learnings/Verbesserungen ableiten. Wir sind dann so zügig wie möglich auf 5%, 10%, 50% und final 100% Routing aller Kunden auf den neuen Shop gewechselt. Die letzte Feuerprobe war dann der Black Friday, sowie die Vorweihnachtsphase, die der neue Shop aber bravurös gemeistert hat. 

Das Foto von einem unserer DEV's - Jan - ist ca. 3 Sekunden nach dem finalen Klick zum Switch auf 100% entstanden. Ein Klick mit großer Wirkung! :)

Fazit

Wie ihr vermutlich schon merkt bewegt sich der Artikel nur an der Oberfläche und versucht einen groben Überblick über das Projekt zu geben. In Summe waren sehr viele sehr motivierte Kolleginnen und Kollegen, in den verschiedensten Unternehmen an dem Projekt beteiligt. Trotz natürlich einzelner herausfordernder Phasen haben wir es gemeinsam geschafft das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Teamwork makes a dream work!

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* English version to be found here.